第一章 总则
第一条 为提高会议质量和效率，实现会议管理规范化、制度化，切实履行宁夏保险学会（以下简称“学会”）的基本职能，保障会员的基本权益，根据《宁夏保险学会章程》，特制定本规则。
第二条 议事规则。会议按照民主集中制原则进行决策，实行集体领导与分工负责相结合的制度，各个成员都是平等的主体，享有同等的权利。会议实行一人一票制，须有三分之二以上有表决权的成员或代表出席才能举行，会议表决实行举手表决和重要决议书面表决的方式，会议决议须按照本规则规定的票数通过方能生效。会议通过的决议所有成员必须执行。
第二章 会议形式和内容
第三条 本规则所称的会议是指学会会员大会、理事会、会长办公会议、各专业委员会会议，以及学会秘书处根据工作需要组织召开的秘书长办公会等会议。
第四条 会员大会是学会的最高权力机构，每五年召开一次。会员大会由本届理事会会长召集并主持，学会各会员单位的会员代表和个人会员参加。理事会或者三分之一以上会员提议，可以召开临时会员大会。学会秘书处部门负责人以上人员根据议题需要列席。
（一）会议内容:
1.制订和修改章程；
2.选举和罢免理事、监事；
3.审议批准理事会、监事会的工作报告和财务报告；
4.决定本会的更名、合并、分立、终止事宜；
5.制定和修改会费收取标准；
6.审议理事会及监事会提交的重大事项；
7.决定其他重大事宜。
（二）会员大会须有三分之二以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。但制定和修改章程、制定会费标准以及决定本会的合并、分立、终止，须经到会会员代表三分之二以上表决通过方能生效。凡是有选举事项的大会，会前监事必须对会员资格进行审核，确认选举合法有效性。
（三）会员大会应当对所议事项的决定制定会议纪要，并由监事签名确认，会后向全体会员公告，并抄报宁夏民政厅。
（四）凡选举、会费标准或修改章程的，均采取无记名投票的方式进行；其他表决事项，可采取举手表决方式进行。
第五条 理事会是会员大会的执行机构，在会员大会闭会期间领导学会开展日常工作，对会员大会负责。理事会须有三分之二以上理事出席、至少1名监事列席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。
（一）会议内容:
1.执行会员大会的决议和决定；
2.选举和罢免会长、副会长；
3.筹备召开会员大会；
4.向会员大会报告工作和财务情况；
5.聘任和解聘秘书长；
6.决定会员的吸收、处罚或除名；
7.批准年度工作计划和年度预决算方案；
8.决定办事机构、分支机构、代表机构和实体机构的设立、变更和注销；
9.决定副秘书长、各机构负责人的聘任；
10.领导本会各机构开展日常工作；
11.制定内部管理制度；
12.决定其他重大事项。
（二）理事会会议通知必须列清会议议题。理事会应当对决议形成会议纪要，并由监事签字确认，会后向全体理事公告，重大事项抄报业务指导单位及宁夏民政厅。
（三）理事会每半年召开一次会议，会议由会长召集和主持，学会秘书处有关人员根据议题需要列席。会长因特殊原因不能履行职务时，由会长书面委托副会长或者秘书长召集和主持。三分之一以上理事提议，可以召开临时理事会。特殊情况下可采用通讯方式召开。
第六条 监事会是会员大会的监督机构。负责监督学会的业务活动及财务管理；列席理事会、学会各类办公会议。监事会每年召开一次，监事会决议须经全体监事过半数表决通过，方为有效。
第七条 会长办公会议由学会会长主持，副会长、秘书长参加，监事、学会秘书处相关部门负责人根据议题需要列席。每季召开一次，必要时可临时召集。会议内容:
（一）检查会员大会以及理事会决议、决定的落实情况;
（二）组织研究当地保险市场的发展规划和重大问题;
（三）商议会员单位之间的工作协调;
（四）商定向理事会提交的年度工作计划和工作报告及年度预决算;
（五）审议秘书长提议的副秘书长、分支机构和各专业工作委员会设置及其干部任免等日常工作的重大事项。
（六）审议秘书长办公会议提交的重大事项（包括不限于5万元以上的费用支出等）。
第八条 秘书长办公会议必要时召集。会议由学会秘书长主持，副秘书长、办公室主任参加，其他工作部的主任根据议题需要列席。
（一）传达上级有关指示精神；
（二）通报秘书处各方面工作的进展情况；
（三）交流沟通相关信息，协调各部门的近期工作；
（四）专题研究并决定秘书处较大工作事项（包括但不限于5万元以下金额的支出等）；
（五）讨论向会长办公会提交的重大事项（包括不限于5万元以上的费用支出等）。
第九条 各专业委员会会议由主任委员主持，各位委员、学会秘书处相关工作人员参加。会议内容:
（一）研究本专业市场发展情况和存在问题及具体措施;
（二）进行保险相关的学术交流;
（三）商量布置、落实相关的本专业工作任务和重大活动计划。
第十条 学会秘书处例会
秘书处全体会议由学会秘书长主持，秘书处全体人员参加。一般每月初召开，必要时可随时召集。
（一）上月工作汇报和本月工作安排;
（二）学习党和国家方针政策；
（三）通报秘书处的有关情况。
第十一条 其他会议。根据工作需要召开。会议由学会秘书长或副秘书长主持，有关单位的负责人或部门负责人和相关人员、学会秘书处相关人员参加。就某一问题的专题研讨会、座谈会等。
第三章 会议组织和安排
第十二条 会议的组织
学会会员大会、理事会、监事会、会长办公会、秘书长办公会由学会秘书处办公室负责牵头组织实施，安排会务工作。各专业委员会会议由学会秘书处相关工作部负责牵头实施，安排会务工作。
第十三条 会议的安排
要贯彻“务实、精简、高效”的原则，会议议题要安排紧凑，在会前要做好充分准备，提高会议质量和会议效率;参会人员要严格遵守会议纪律，没有特殊情况不允许请假; 会议要充分发扬民主，研究工作的会议要议而有决，决而有果。
第十四条 议题提交
会议议题材料要求简洁清晰。提交前必须先报会员单位主要或分管领导同意后，交学会秘书处职能部门。经学会秘书长审定后提交会议审议。
(一)提交的议案，若涉及几个部门和会员单位的议题，会前要有协调意见。如涉及对具体问题处理的，必须有明确的初步意见。争议比较大的问题，可提请学会秘书处先组织小范围的讨论，形成初步意见后再提交。不成熟的议案，不应提交会议讨论。
(二)会前，学会秘书处可主动收集各会员单位需提交的议案，并向主要或分管的学会领导汇报，取得同意后提交会议讨论。
第十五条 材料准备。学会秘书处将准备好需提交会议的相关文件、讨论的议题和比较成熟的研究意见等材料，经会议主持人审定后，提前发给参加会议的有关人员。参会人员要提前阅读有关会议文件，对提交会议讨论的问题进行认真的思考，认真负责地准备发言意见。
第十六条 会议通知。会议通知应明确会议名称、会议召开的时间、地点、参加对象、会议内容，要求参会对象准备的会议交流材料或意见，会议组织单位的联系人姓名、电话等。学会秘书处根据相关组织程序确定召开的会议，在做好拟定会议议题、材料准备、会场落实与布置等充分的会前准备工作后，应在会议召开前2-3天(特殊情况召开的紧急会议除外)以书面方式通知参会单位办公室。学会秘书处应对通知情况进行确认，确认参会单位是否收到会议通知。
第十七条 会议记录、纪要
(一)学会秘书处或授权会议主持人应指定专人做好会议记录。记录要全面、准确。
(二)会议纪要由被指定作会议记录的专人撰写，以形成的决议作为整理会议纪要的依据。要把议定事项简明、准确地表述出来。
(三)会议纪要一般在会议结束后三天内发出，紧急会议，会后立即撰写。纪要报秘书长审核后签发。未经秘书长批准不得外传。
第十八条 决议的执行与检查。会议形成的决议，由会议成员或成员单位按照分工，组织贯彻执行会议精神及议定事项。学会秘书处负责催办和组织整体的督促检查工作，落实情况要及时向主管领导报告。
(一)会议决议形成后，由学会秘书处一般可根据需要形成正式文件、会议纪要或签署文字材料，印发至有关单位或部门进行贯彻落实。
(二)学会秘书处相关工作部门要及时搜集决议执行过程中的意见和建议，反馈主管领导。
第十九条 会议资料的存档。每年1月底，将上一年度的会议材料、会议原始记录、纪要移交档案室存档。
第四章 会议纪律
第二十条 请假制度。根据会议通知要求，未经学会秘书处负责人或授权会议主持人同意，参会人员不得安排他人代会。参会人员因故不能参加会议的，必须严格履行书面请假手续，由参会单位提前向学会秘书处提交授权委托书，同时授权相关工作同级负责人参加会议。对不书面授权，随意派员参加的，秘书处记录在案，会后进行行业通报。
第二十一条 会议纪律
(一)参会人员要按会议通知时间准时到会，不得迟到、早退或缺席。对于迟到15 分钟以上30分钟及以内的，只有旁听权。对于无故早退30分钟及以上视同缺席处理。事后对此次会议中通过的决议不能提出异议，并且要严格执行。
(二)保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容和会议讨论情况，影响决议实施。
(三)会议发言应确定时间，有主题、有条理、简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。
第二十二条 会议考核制度
(一)建立会议情况通报制度。学会秘书处要做好会议考勤工作，将参会人员到会情况及时汇总并向会议主持人通报。
(二)学会秘书处及时将参会人员参加会议的情况定期报告到参会人员单位。对于迟到早退3次以上的参会人员或无授权委托书、无故缺席3次以上的公司，学会将发书面通报，并记录在案。
第五章 附则
第二十三条 本规则自会员大会通过之日起生效。
第二十四条 本规则由理事会负责解释。